Secrétaire

 

Secrétaire par Alice WITTMANN 3B

Introduction

 

J’ai choisi de vous présenter le métier de secrétaire.

Une secrétaire est une personne qui assiste une autre personne et qui est chargée des tâches administratives. C’est celui qui est attaché à un personnage de haut rang pour rédiger des lettres, des dépêches ou transcrire divers textes le plus souvent à caractère officiel. Il peut être fonctionnaire, agent ou employé qui régime certains services ou assures certains travaux administratifs. Assistant(e) de direction ou secrétaire de direction son des synonymes de ce métier.

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Secrétaire se chargeant des tâches administratives . (http://pixabay.com/fr/secrétaire-travail-de-bureau-bureau-338561/) 

Mon choix s’est porté sur cette profession car c’est le métier que j’ai fait en stage, je l’ai trouvé intéressant et je connais pleins de choses à présent sur cette profession. Les activités répétitives certes, méritent d’être approfondies. Je ne souhaite pas exercer ce métier plus tard mais ma semaine de stage fût une belle expérience qui me donne envie d’expliquer ce métier et d’en apprendre plus.

Ce que je sais déjà sur ce métier : Les activités sont répétitives, mais intéressantes (ex de tâches : établissement de factures, devis, s’occuper de tout ce qui est administratif dans une entreprise). Un(e) secrétaire travaille dans un lieu chauffé et dans une bonne ambiance généralement. Son Travail consiste à faire ce que le patron ne fait pas. Il faut être serviable et aimable, savoir déchiffrer les écrits des autres personnes de l’entreprise mais il faut par dessus tout être souriant. Ce métier est généralement exercé dans des bureaux. Il faut aimer lire et chercher des informations dans des textes. Il ne faut pas d’études particulière un bac ou un BTS assistance de direction suffisent.

Le plan va se dérouler en différentes étapes :

Introduction (CF page précédente)

  1. Description du metier

    1.1 Tâches réalisées

    1.2 Matériel utilisé

    1.3 Lieu de travail

    1.4 Collaborateur

    1.5 Horaires

    1.6 Salaire

    1.7 Risques

  2. Formation pour accéder à ce métier

    2.1 Diplômes possibles

    2.2 Durée des études

    2.3 Niveau de difficulté

    2.4 Lieux de formation

  3. Aptitudes

    3.1 Aptitudes nécessaires

    3.2 Contre indication médicale éventuelle

    3.3 Traits de caractères éventuellement nécessaire

  4. Débouchés

    4.1 Evolution

  5. Interview

    5.1 Comment est l’ambiance de travail au quotiden ?

    5.2 Est-ce un dur métier ?

    5.3 Où exerce-t’on cette profession ?

    5.4 Combien gagne-t’on annuellement quand on exerce cette profession ?

    5.5 Quand travail le plus souvent un(e) secrétaire

    5.6 Quelles qualités obligatoires sont requises ?

    5.7 Quel est le profil de la/ du parfait(e) secrétaire ?

    5.8 Est-il possible de faire un autre métier après avoir été secrétaire ?

    5.9 Est-il vrai qu’il faut qu’un bac pour accéder à cette profession ?

    5.10 Est-ce un métier que beaucoup de personne exerce ?

    Conclusion

  6. Sources

 

  1. Description du métier 

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Image stéréotypée d’une secrétaire (http://openclipart.org/detail/192480/secrétaire–by-scro2003-192480)

                 1.1Tâches réalisées

La palette d’activités rattachées à ce poste est variée, on est amené à utiliser des capacités relationnelles à travers la gestion des nombreux appels téléphoniques reçus chaque jour, et une grande discrétion et patience sont requises. Le poste ne consiste pas uniquement à rediger des courriers mais aussi à tenir à jour les dossiers administratifs. L’établissement de devis et de factures pour les particuliers, hors tâches comptables spécifiques, peu être demandé.

                    1.2Matériel utilisé

Un(e) secrétaire se sert principalement d’un ordinateur, il lui faut tout un équipement de bureau c’est-à-dire : des stylos, des feuilles, des postits etc. Afin de pouvoir faire des photocopies ou imprimer il lui faut une imprimante. Il lui faut un bureau bien équipé.

                1.3 Lieu de travail

Un(e) secrétaire travaille dans un lieu chauffé, généralement dans un bureau, on peut donc dire qu’il/elle travaille dans des locaux confortables.

  1. 1.4 Collaborateurs

On a plus ou moins de collaborateurs selon l’endroit ou l’on travaille.

  1. 1.5 Horraire

Un(e) secrétaire travaille à des heures fixes définies par l’entreprise. Où j’étais en stage la secrétaire travaillait de 8h à 12h et de 14h à 17h, tout dépend aussi de son contrat.

  1. 1.6 Salaire

La rémunération pour un(e) secrétaire démarre au SMIC horaire et peut augmenter en fonction des compétences requises pour le poste et ses spécificités liées à l’entreprise où il est exercé.

  1. 1.7 Risques

Il n’y a pas de risques particuliers, toutefois cette profession coporte quelques rares inconvénients : certains clients ou interlocuteurs peuvent être récalcitrants.

  1. Formation pour accéder à ce métier

    2.1 Diplômes possibles

Pour accéder à ce poste, un baccalauréat ou un BTS assistance de direction suffisent, ceci expliquant une offre parfois nombreuse par rapport à la demande. On peut aussi commencer avec un BTS ou un autre diplôme sans avoir un BAC.

Il est possible d’évoluer professionnellement vers une carrière de secrétaire de direction ou d’assistante d’un manager si on obtient un diplôme ou une qualification pour cela.

  1. 2.2 Durée des études

Il n’y a pas de durée particulière, vu que pour éxercer ce métier on peut s’arrêter au baccalauréat, il ‘y a donc pas d’études supérieures.

Tout dépend si l’on veut gravir des échelons ou non.

  1. 2.3 Niveau de difficulté

Il faut beaucoup d’organisation de rigueur, et encore plus quand on veut faire des étude plus compliquées.

  1. 2.4 Lieux de formation

Les lieux de formation peuvent être un lycée général, un CFA, cela peut se faire aussi par correspondance et alternance.

  1. Aptitudes

  1. 3.1 Aptitudes nécessaires

Au niveau des aptitudes requises, il faut avoir de bons biceps (classeurs et boîtes à archives à ranger parfois lourdes et nombreuses) ! Une bonne capacité d’adaptation est une qualité nécessaire. De la logique, être opérationnelle rapidement, de la méthode et des aptitudes de déchiffrage des brouillons sont des impératifs dans cette profession.

  1. 3.2Contres indications médicales éventuelles

Il n’y a pas de contres indications médicales particulières à l’exercice de la fonction de secrétaire .

  1. 3.4 Traits de caractères eventuels nécessaire 

Un(e) secrétaire doit faire aussi preuve de quelques qualités morales : patience et gentillesse.

  1. Débouchés

    Evolution

Cette profession indispensable dans tous les domaines d’activités n’est pas amenée à disparaître. Cependant son exercice pourra sans doute évoluer dans le temps, en fonction de l’évolution technologique que nous connaisons sans cesse.

  1. Interview

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Image type de la secrétaire (http://pixabay.com/fr/assistant-d-affaires-carrière-18993/)

5.1 Comment est l’ambiance de travail au quotiden ?

« L’ambiance au quotiden est détendue, concentrée et studieuse. »

5.2 Est-ce un dur métier ?

« Non, ce n’est pas un dur métier, il est relativement simple. »

5.3 Où exerce-t’on cette profession ?

« On exerce cette profession dans un bureau. »

5.4 Combien gagne-t-on annuellement quand on exerce cette profession ?

« Avec cette profession on gagne environ 15500 euros par année. »

5.5 Quand travaille le plus souvent un(e) secrétaire

« Elle travaille le matin et l’après-midi, normalement. »

5.6 Quelles qualités obligatoires sont requises ?

« Patience, concentration et diplomatie sont requises. »

5.7 Quel est le profil de la/ du parfait(e) secrétaire ?

« Un(e) parfait(e) secrétaire sait faire preuve de rapidité, d’efficacité et de confidentialité. »

5.8 Est-il possible de faire un autre métier après avoir été secrétaire ?

« Oui, cela est possible. »

5.9 Est-il vrai qu’il faut qu’un bac pour accéder à cette profession ?

« Oui, cela est vrai, on peut même avoir moins qu’un bac, cela dépend. »

5.10 Est-ce un métier que beaucoup de personnes exercent ?

« C’est une profession énormément exercée mais c’est exclusivement féminin. Ce métier est beaucoup exercé car il ne faut pas faire beaucoup d’études pour y parvenir et ce métier requiert des qualités obligatoires dans la vie courante. Ce metier ne demande pas de grandes connaissances. »

Conclusion

Ce métier nécessite un réel travail d’équipe. En vous présentant ce métier j’ai pu me rendre compte de l’importance du travail administratif réalisé en amont du travail technique. L’idée stéréotypée liée au photocopies que l’on  fait, s’avère fausse car c’est une profession avec des attributions plutôt variées qui relève souvent d’une certaine responsabilité.

Séance sur E sidoc 3e

Secrétaire à son bureau (http://fr.wikipedia.org/wiki/Secrétariat)

VI)Les sources

 http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/secretaire/